Dijous, 29 Octubre 2015 00:00

Raons per adaptar la seva empresa a l'entorn digital

Quan es parla sobre l'adaptació de les empreses a l'entorn digital el pensament se centra, la majoria de vegades, en la interacció amb l'usuari a través de les xarxes socials: Facebook, Youtube o Instagram.

El tema sol direccionarse cap al comerç electrònic i l'enfortiment de la marca; però hi ha un altre camp de l'entorn digital que fa a les empreses i que cada dia cobra més força a l'interior de les mateixes. Es tracta de la gestió documental, la qual té com a objectiu fonamental fer eficient els processos interns.

Antonio Royo, gerent d'Urgències Tecnològiques, necessita que alguns mites retarden la transició de les empreses cap a l'era digital. Alguns d'ells giren sobre el suposat cost excessiu que comportaria aquest pas i altres, sobre el pensament equívoc que no tots els negocis s'apliquen a l'era digital.

"L'únic que s'aconsegueix amb el consentiment d'aquestes falses creences és la letargia de l'empresa en el temps", recalca Royo.

L'especialista explica que algunes companyies no consideren imprescindible l'ús d'un programari per a arxivar documents i altres es desanimen perquè els beneficis no s'observen en un curt termini, sinó en un mitjà i llarg termini.

BENEFICIS

El primer que cal aclarir és que la gestió documental es refereix als processos que tenen a veure amb els documents o arxius electrònics dins d'una companyia.En paraules més senzilles és digitalitzar tots els papers (factures, contractes, fulles de vida, històries clíniques, cotitzacions, documents d'identitat, escriptures, etc.) per a conservar-se de manera electrònica.

El procés no culmina amb la digitalització. L'ideal és fer-ho amb un programari que impedeixi, sense prèvia autorització de la companyia, modificar aquests documents.

"Moltes empreses envien els contractes als seus clients perquè siguin signats i quan els reben de tornada no tenen en compte fer una revisió per detectar si han estat modificades algunes clàusules d'aquest contracte. Això podria detectar-se fàcilment amb un programari adequat. Un altre procés que facilita la digitalització és tenir un historial a la mà i complet de les fulles de vida dels seus empleats, dels seus setmanes de cotització en salut i pensió; entre d'altres ítems ", explica Antonio Royo.

Un altre dels exemples que necessita l'especialista fa referència al temps que guanyen els processos interns d'una empresa quan digitalitzen tots els seus arxius.

"La transició de les empreses a l'era digital porta alguns contratemps en el personal; des dels directius fins l'empleat de més baix rang perquè això implica canvis d'hàbit de treball, capacitacions i una mica d'esforç laboral, en l'etapa de la digitalització i organització de l'arxiu. Assimilar tot aquest procés i reacomodarse a aquestes noves formes de treball gasta més o menys sis mesos ", comenta Royo.

Una vegada que es supera la faceta dura de la transició l'empresa comença a gaudir dels beneficis. Un avantatge addicional, a les ja esmentades, és que els costos administratius poden reduir fins a un 15%.

Subscriviu-vos als nostres butlletins i rebreu les notícies sobre les nostres promocions.
Termes i Condicions